กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

ระเบียบปฏิบัติสำหรับการจัดเก็บเอกสารนอกสถานประกอบการ

มาตรา ๑๓

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำหรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานประจำ เว้นแต่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจะได้รับอนุญาตจากสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่นได้

การขออนุญาตและการอนุญาตตามวรรคหนึ่งให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่อธิบดีกำหนดและในระหว่างรอการอนุญาตให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ในสถานที่ที่ยื่นขอนั้นไปพลางก่อนได้

[ดูประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการขออนุญาตและการอนุญาตให้เก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่น และการแจ้งบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย พ.ศ. ๒๕๔๓]

ในกรณีที่จัดทำบัญชีด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมืออื่นใดในสถานที่อื่นใดในราชอาณาจักรที่มิใช่สถานที่ตามวรรคหนึ่ง แต่มีการเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมือนั้นมายังสถานที่ตามวรรคหนึ่ง กรณีดังกล่าวนี้ให้ถือว่าได้มีการเก็บรักษาบัญชีไว้ ณ สถานที่ ตามวรรคหนึ่งแล้ว

มาตรา ๑๔

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชีหรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชีและเอกสารตามมาตรา ๑๗

เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการประเภทใดประเภทหนึ่ง ให้อธิบดีโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีมีอำนาจกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เกินห้าปีแต่ต้องไม่เกินเจ็ดปีได้

มาตรา ๑๕

ถ้าบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่อธิบดีกำหนดภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหายนั้น

[ดูประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการขออนุญาตและการอนุญาตให้เก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่น และการแจ้งบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย พ.ศ. ๒๕๔๓]

มาตรา ๑๖

ในกรณีที่สารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีตรวจพบว่าบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่เป็นสาระสำคัญแก่การจัดทำบัญชีสูญหายหรือถูกทำลาย หรือปรากฏว่าบัญชีและเอกสารดังกล่าวมิได้เก็บไว้ในที่ปลอดภัย ให้สันนิษฐานว่าผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีมีเจตนาทำให้้เสียหาย ทำลาย ซ่อนเร้น หรือทำให้สูญหายหรือทำให้ไร้ประโยชน์ซึ่งบัญชีหรือเอกสารนั้น เว้นแต่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจะพิสูจน์ให้เชื่อได้ว่าตนได้ใช้ความระมัดระวังตามสมควรแก่กรณีแล้ว เพื่อป้องกันมิให้บัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย

มาตรา ๑๗

เมื่อผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเลิกประกอบธุรกิจด้วยเหตุใดๆ โดยมิได้มีการชำระบัญชี ให้ส่งมอบบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีแก่สารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีภายในเก้าสิบวันนับแต่วันเลิกประกอบธุรกิจ และให้สารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีดังกล่าวไว้ไม่น้อยกว่าห้าปี

เมื่อผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีร้องขอ ให้สารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีมีอำนาจขยายเวลาการส่งมอบบัญชีและเอกสารตามวรรคหนึ่งได้ แต่ระยะเวลาที่ขยายเมื่อรวมกันแล้วต้องไม่เกินหนึ่งร้อยแปดสิบวันนับแต่วันเลิกประกอบธุรกิจ

ในกรณีที่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีส่งมอบบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไม่ครบถ้วนถูกต้อง สารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีีมีอำนาจเรียกให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีส่งมอบบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้ครบถ้วนถูกต้องภายในเวลาที่กำหนด

มาตรา ๑๘

งบการเงิน บัญชี และเอกสารที่สารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีได้รับและเก็บรักษาไว้ตามมาตรา ๑๑ หรือมาตรา ๑๗ ผู้มีส่วนได้เสียหรือบุคคลทั่วไปอาจขอตรวจดูหรือขอภาพถ่ายสำเนาได้โดยเสียค่าใช้จ่ายตามที่อธิบดีกำหนด

[ดูประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง กำหนดค่าใช้จ่ายในการขอตรวจดู หรือขอภาพถ่ายสำเนางบการเงินของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี (ฉบับที่ ๓) พ.ศ. ๒๕๔๙]

มาตรา ๓๑

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีผู้ใดไม่ปฏิบัติตามมาตรา ๑๑ วรรคสาม มาตรา ๑๓ มาตรา ๑๔ มาตรา ๑๕ หรือ มาตรา ๑๗ ต้องระวางโทษปรับไม่เกินห้าพันบาท

ข้อมูลเพิ่มเติม

อาศัยอำนาจตามความในมาตรา 87/3 วรรคหนึ่ง แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่ง แก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติแก้ไขเพิ่มเติมประมวลรัษฎากร (ฉบับที่ 30) พ.ศ. 2534 อธิบดีกรมสรรพากร กำหนดสถานที่เก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไว้ ณ สถานที่อื่นนอกจากสถานประกอบการที่จัดทำ รายงานนั้น ดังนี้

ข้อ 1

ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีและ ชำระภาษี และผู้มีหน้าที่ต้องจัดทำรายงานตามบทบัญญัติในส่วนที่เกี่ยวกับการจัดทำรายงาน เก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลง รายงานไว้ ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงานนั้น หรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนดเป็นเวลา ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงาน แล้วแต่กรณี ตาม มาตรา 87/3 วรรคหนึ่ง แห่งประมวลรัษฎากร

ข้อ 2

ในกรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน ซึ่งมีหน้าที่เก็บและรักษา รายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไว้ ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงานนั้น มีความประสงค์จะเก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนา ใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานของปีภาษีก่อนปีภาษีปัจจุบันไว้ ณ สถานประกอบการแห่งอื่นหรือสถานที่แห่งอื่น นอกจากสถานประกอบการที่จัดทำรายงานนั้น ให้ยื่น คำร้องเป็นหนังสือต่ออธิบดีกรมสรรพากรผ่านสรรพากรพื้นที่ ณ สำนักงานสรรพากรพื้นที่ ที่สถานประกอบการที่มีหน้าที่ต้องจัดทำรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานตั้งอยู่ (แก้ไขเพิ่มเติมโดยคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป. 116/2545 ใช้บังคับ 11 ตุลาคม 2545 เป็นต้นไป ) ในกรณีที่ผู้ประกอบการมีสถานประกอบการหลายแห่ง ให้สถานประกอบการที่ เป็นสำนักงานใหญ่เป็นผู้ยื่นคำร้องต่อผู้มีอำนาจตามวรรคหนึ่ง

คำร้องตามวรรคหนึ่งต้องมีรายการดังต่อไปนี้

• (1) ประเภท ชนิด เดือน พ.ศ.ของรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับ ภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงาน ที่ขออนุญาต นำไปเก็บและรักษาไว้ ณ สถานที่อื่น
• (2) สถานที่ที่ขออนุญาตนำเอกสารตาม (1) ไปเก็บและรักษาไว้แทนสถาน ประกอบการที่จัดทำรายงาน
• (3) กำหนดระยะเวลาในการเก็บและรักษา
• (4) เหตุผล และความจำเป็นในการขออนุญาต
• (5) คำรับรองกรณีจะส่งมอบเอกสารตาม (1) ให้แก่เจ้าพนักงานประเมิน เพื่อทำการตรวจสอบภายในระยะเวลาที่เจ้าพนักงาน ประเมินกำหนด

ข้อ 3

ให้สรรพากรพื้นที่เป็นผู้พิจารณาคำร้องตามข้อ 2 แล้วแจ้งผลการพิจารณาเป็นหนังสือให้ผู้ประกอบการทราบการอนุญาตหรือไม่อนุญาต พร้อมทั้งส่งสำเนาหนังสือแจ้งผลการพิจารณาให้สรรพากรภาคทราบด้วย และจัดทำทะเบียนคุมการอนุญาตหรือไม่อนุญาตแยกเป็นเขต หรืออำเภอตามที่ตั้งสถานประกอบการนั้นๆ โดยระบุรายการดังนี้

• (1) ลำดับที่
• (2) ชื่อและที่อยู่ของผู้ประกอบการ
• (3) ประเภท ชนิด เดือน พ.ศ. ของรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบการลงรายงานที่ได้รับอนุญาตให้นำไปเก็บและรักษาไว้ ณ สถานที่อื่น
• (4) สถานที่ที่ได้รับอนุญาตให้นำรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนา ใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบการลงรายงานไปเก็บและรักษา (แก้ไขเพิ่มเติมโดยคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป. 116/2545 ใช้บังคับ 11 ตุลาคม 2545 เป็นต้นไป)

ข้อ 4

ผู้ประกอบการที่ได้ยื่นคำร้องตามข้อ 2 แล้ว จะนำรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไปเก็บและรักษาไว้ ณ สถานที่ที่ได้รับอนุญาตได้ต่อเมื่อได้รับหนังสือแจ้งผลการพิจารณาอนุญาตจากสรรพากรพื้นที่" (แก้ไขเพิ่มเติมโดยคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป. 116/2545 ใช้บังคับ 11 ตุลาคม 2545 เป็นต้นไป) ให้ผู้ประกอบการจัดทำทะเบียน และลงรายการทันที ทุกครั้งที่มีการนำรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไปเก็บและรักษา ไว้ ณ สถานที่ที่ได้รับอนุญาต โดยให้บันทึกรายการดังต่อไปนี้

• (1) วัน เดือน ปี ที่นำรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี และ เอกสารประกอบการลงรายงาน ออกจากสถานประกอบการไปเก็บและรักษาไว้ยังสถานที่ ที่ได้รับอนุญาต
• (2) ประเภท ชนิด เดือน พ.ศ. ของรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบ กำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานที่นำไปเก็บ และรักษาไว้ ณ สถานที่ ที่ได้รับอนุญาต
• (3) ที่ตั้งของสถานที่ที่ได้รับอนุญาต
• (4) วัน เดือน ปี ที่ได้รับอนุญาต ในกรณีที่ผู้ประกอบการได้รับอนุญาตให้เก็บเอกสารตามข้อ 1 ณ สถานที่อื่น นอกจากสถานที่ที่จัดทำเอกสารดังกล่าวอยู่ก่อนคำสั่งนี้ ให้ผู้ประกอบการนั้นปฏิบัติตาม วรรคสองด้วย

ข้อ 5

ในกรณีที่มีปัญหาในการปฏิบัติตามคำสั่งนี้ ให้ผู้มีอำนาจในการพิจารณา ตามข้อ 2 เสนอความเห็นต่ออธิบดีเพื่อพิจารณาสั่งการต่อไป

ข้อ 6

คำสั่งนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ที่ลงในคำสั่งนี้เป็นต้นไป และระเบียบ คำสั่ง หนังสือตอบข้อหารือ หรือทางปฏิบัติใดที่ขัดหรือแย้งกับคำสั่งนี้ ให้ใช้คำสั่งนี้แทน

ข้อมูลเพิ่มเติม

มาตรา 9

ให้เพิ่มความต่อไปนี้เป็นมาตรา 113 ทวิ แห่งพระราชบัญญัติศุลกากร พระพุทธศักราช 2469

"มาตรา 113 ทวิ ให้ผู้นำของเข้า ผู้ส่งของออก ตัวแทนของเรือ ตัวแทนของบุคคลดังกล่าวหรือบุคคลซึ่งเกี่ยวข้องตามที่อธิบดีกำหนด มีหน้าที่เก็บและรักษาบัญชี เอกสาร หลักฐานและข้อมูล ไม่ว่าในสื่อรูปแบบใดๆ ที่บุคคลดังกล่าวใช้อยู่ซึ่งเกี่ยวข้องกับของใดๆ ที่กำลังผ่านหรือได้ผ่านศุลกากรไว้ ณ สถานที่ประกอบการหรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนด เป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่นำของเข้าหรือส่งของออก

ในกรณีที่บุคคลหรือนิติบุคคลตามวรรคหนึ่งเลิกประกอบกิจการ ให้บุคคลหรือนิติบุคคลหรือผู้ชำระบัญชีของนิติบุคคลนั้น เก็บและรักษาบัญชี เอกสาร หลักฐานและข้อมูลดังกล่าว ณ สถานที่อธิบดีกำหนด ต่อไปอีกสองปีนับแต่วันเลิกประกอบกิจการ

ให้อธิบดีมีอำนาจประกาศกำหนดชนิดของเอกสารที่บุคคลตามวรรคหนึ่งมีหน้าที่เก็บและรักษา รวมทั้งหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขในการเก็บและรักษาบัญชี เอกสาร หลักฐานและข้อมูลดังกล่าว

ผู้ใดไม่ปฏิบัติตามวรรคหนึ่งหรือวรรคสอง หรือฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขตามวรรคสาม ต้องระวางโทษจำคุกไม่เกินหกเดือน หรือปรับไม่เกินห้าหมื่นบาท หรือทั้งจำทั้งปรับ"

ข้อมูลเพิ่มเติม

ตามที่ได้มีการแก้ไขเพิ่มเติมพระราชบัญญัติศุลกากร พุทธศักราช 2469 เพื่อให้สอดคล้องกับสภาพการณ์ปัจจุบัน อาศัยอำนาจตามความในมาตรา 113 ทวิ แห่ง พระราชบัญญัติศุลกากร พุทธศักราช 2469 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยมาตรา 9 แห่งพระราชบัญญัติศุลกากร (ฉบับที่ 17) พ.ศ. 2543 อธิบดีกรมศุลกากรจึงได้ออกประกาศกรมศุลกากร ดังนี้

ข้อ 1.

ประกาศกรมศุลกากรฉบับนี้ เป็นประกาศว่าด้วยเรื่อง “การจัดเก็บและรักษาบัญชี เอกสาร หลักฐาน หรือข้อมูลไม่ว่าในสื่อรูปแบบใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการนำของเข้ามาในและ/หรือการส่งของออกไปนอกราชอาณาจักร”

ข้อ 2.

ตามประกาศกรมศุลกากรฉบับนี้ คำว่า “เอกสาร” ให้หมายรวมถึงบรรดาเอกสารทั้งหลาย เช่น กระดาษ หนังสือ หรือทะเบียน รวมตลอดถึง แผ่นดิสก์ แผ่นซีดี ฟิล์ม เทป เครื่องบันทึกเสียงหรือภาพ สื่อ อุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้เก็บรักษาข้อมูล หรือสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือบรรดาสื่อทุกชนิดที่สามารถใช้แปลความหมายได้ที่เกี่ยวข้องกับของใดๆ ที่กำลังผ่าน หรือได้ผ่านศุลกากรแล้ว

ข้อ 3.

ประกาศกรมศุลกากรฉบับนี้ ให้ใช้บังคับแก่บุคคลธรรมดา หรือนิติบุคคล ดังนี้

• 3.1 ผู้นำของเข้ามาในราชอาณาจักร
• 3.2 ผู้ส่งของออกไปนอกราชอาณาจักร
• 3.3 ตัวแทนของเรือผู้รับบรรทุกของตามข้อ 3.1 หรือ 3.2
• 3.4 ตัวแทนของบุคคลตามข้อ 3.1 ถึงข้อ 3.3
• 3.5 บุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องกับบุคคลตามข้อ 3.1 ถึงข้อ 3.4

ข้อ 4.

ให้บุคคลตามข้อ 3. ต้องจัดเก็บรักษาเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวกับการนำของเข้ามาในหรือส่งของออกไปนอกราชอาณาจักรตามลักษณะการประกอบการ ดังนี้

• 4.1 กรณีผู้นำของเข้ามาในและ/หรือส่งของออกไปนอกราชอาณาจักร ต้องจัดเก็บเอกสาร ดังนี้ (ดูรายละเอียดเพิ่มจากเว็บไซต์ของกรมศุลกากร)
• 4.2 กรณีตัวแทนของเรือ ดังนี้ (ดูรายละเอียดเพิ่มจากเว็บไซต์ของกรมศุลกากร)
• 4.3 กรณีตัวแทนของบุคคลตามข้อ 3.1 ถึง ข้อ 3.3 ต้องจัดเก็บรักษาเอกสารเช่นเดียวกับตัวการคือผู้นำของเข้ามาในหรือส่งของออกไปนอกราชอาณาจักร หรือตัวแทนเรือ หากว่ามีหน้าที่ต้องทำการแทนบุคคลดังกล่าวในเรื่องที่ได้รับมอบหมาย
• 4.4 กรณีบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องกับบุคคลตามข้อ 3.1 ถึง ข้อ 3.4 ต้องจัดเก็บรักษาเอกสารทุกชนิดที่อยู่ในความรับผิดชอบอันเกี่ยวเนื่องกับการนำของเข้ามาในและ/หรือส่งของออกไปนอกราชอาณาจักร

ข้อ 5.

ให้บุคคลตามข้อ 3. จัดเก็บเอกสารตามที่กำหนดไว้ ณ สถานประกอบการของตนหรือสถานที่อื่นตามที่ได้รับอนุมัติจากอธิบดี

ข้อ 6.

ให้มีการจัดเก็บเอกสารตามที่กำหนด โดยแยกไว้เป็นสัดส่วน มิให้นำมาปะปนกันเพื่อเจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบได้โดยง่าย

ข้อ 7.

ให้จัดเก็บเอกสารตามที่กำหนดในข้อ 4 เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่นำของเข้ามาในหรือส่งของออกไปนอกราชอาณาจักรแล้วแต่กรณี แต่หากมีการเลิกประกอบกิจการให้บุคคลตามข้อ 3. หรือผู้ชำระบัญชีของนิติบุคคลนั้น จัดเก็บเอกสารดังกล่าวไว้ ณ สถานที่ประกอบการของบุคคลตามข้อ 3 หรือสำนักงานของผู้ชำระบัญชีดังกล่าวแล้วแต่กรณี ต่อไปอีก 2 ปี นับแต่วันเลิกประกอบกิจการ

ข้อมูลเพิ่มเติม